Home Quản lý nhân viên Kỹ năng làm việc nhóm (Team work)

Kỹ năng làm việc nhóm (Team work)

0 3056

 

Tại sao phải làm việc nhóm?Nếu ai đó nói bạn nhấc một hòn đá 1 Kg từ chỗ này qua chỗ khác. Bạn dễ dàng thực hiện điều đó một cách độc lập và không phụ thuộc vào người khác. Điều này hoàn toàn đúng vì năng lực của bạn dư khả năng làm việc này mà không cần sự trợ giúp của bất kỳ ai!
Nhưng việc này lại là một vấn đề lớn nếu hòn đá đó nặng 100 Kg, 1000 Kg hoặc nặng hơn thế nữa? Làm thế nào đây??? Từ xa xưa con người ta đã biết hợp sức nhau lại để làm những việc vượt quá năng lực mà cá nhân từng người có thể làm được. Nhóm làm việc hình thành từ đó và để thực hiện sứ mạng đó!

Tại sao phải có kỹ năng làm việc nhóm?

Quay trở lại thí dụ trên khi nhiều người cùng nhau chuyển một hòn đá nặng 1000 Kg hoặc nặng hơn thì sao? Nếu không có người chỉ đạo mọi người, không hô khẩu hiệu để cùng phối hợp “Hò dô ta …” để người mọi người cùng nâng, cùng nghỉ nhịp nhàng thì khó có thể hợp lực nâng khối đá cho dù thêm nhiều người nữa! Kỹ năng làm việc nhóm sơ khai hình thành từ đó và nó quan trọng vì nếu không có kỹ năng đó thì hiệu suất có thể bằng 0 cho dù nhóm người đó rất đông đảo và khỏe mạnh.

hqdefault

(Người Ai Cập cổ đại đã biết “làm việc nhóm” để làm những việc phi thường như xây Kim tự tháp)
Kỹ năng nhóm còn đặc biệt quan trọng hơn khi đặt trong một hệ thống các quy trình công việc, ở đó sự chuyên môn hóa, phối hợp tương tác cao và tính logic trong các công đoạn càng thể hiện rõ hơn. Thực tế là một hệ thống có thể ngưng chạy vì một mắt xích trong hệ thống không thực hiện đúng chức năng của nó. Ngoài ra, làm việc theo nhóm cũng là một phương pháp tối ưu hóa vì một điều đơn giản không ai trong chúng ta là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau những điểm yếu kém. Hơn nữa, một điều hết sức đơn giản mà ai cũng có thể nhận ra là “chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc”.
Vậy Kỹ năng làm việc nhóm là gì???Kỹ năng làm việc nhóm là tổng hợp nhiều kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một nhóm, nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc việc phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Thông thường một mục tiêu lớn thường đòi hỏi nhiều người làm việc với nhau, vì thế làm việc nhóm trở thành một định nghĩa quan trọng trong tổ chức cũng như trong cuộc sống.

ants-bridging-the-chasm

(Những bậc thầy của Team Work đến từ tự nhiên)
Thực trạng làm việc nhóm ở Việt NamHiện tại, thuật ngữ Team Work/ Team Building … mới chỉ xuất hiện ở một số Doanh nghiệp có tư duy hiện đại. Trước đó nó chỉ lẩn quất đâu đó theo dạng Nhóm, Tổ, Phòng, Ban … và đương nhiên nó hình thành và hoạt động theo cơ chế, hình thức nhiều hơn là theo mức hiệu quả, các lỗi phổ biến khi làm việc nhóm bao gồm:

1. Miễn cưỡng tham gia/ không chủ động tham gia

Theo cách thông thường, khi tham gia vào nhóm làm việc mọi người tham gia theo sự sắp đặt trước hoặc bắt buộc cho nên ngay từ đầu tâm lý tham gia nhóm làm việc chưa tốt. Cũng từ tâm thế miễn cưỡng đó dẫn đến việc mọi người luôn bị động trong việc tham gia giải quyết công việc chung mà chỉ thực hiện theo sự phân công của người Trưởng nhóm.

2. Sa đà vào tranh cãi thay vì tranh luận

Trong quá trình làm việc nhóm, do việc đặt ra mục tiêu, kế hoạch, phân công nhiệm vụ của Trưởng nhóm chưa rõ ràng nên thường xuyên xảy ra các vấn đề mâu thuẫn nội bộ. Thông thường, mọi người sa đà vào việc tranh cãi, tìm nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thay vì tranh luận để cùng nhau tìm cách giải quyết, khắc phục những mâu thuẫn. Chính việc này làm cho mối quan hệ nội bộ giữa các thành viên trong nhóm càng trở lên xấu hơn và tinh thần làm việc nhóm cùng với hiệu quả làm việc nhóm cũng vì thế mà giảm sút.

3. Không thống nhất và cùng nhìn về mục tiêu chung

Đây là lỗi phổ biến nhất do Nhóm không thống nhất được phương hướng hành động/ mục tiêu của nhóm ngay từ đầu. Do đó trong quá trình triển khai các thành viên thường hành động theo thói quen, tư duy cá nhân thay vì theo nguyên tắc, tư duy hành động chung. Điều đó làm cho tính hướng mục tiêu cũng như hiệu quả phối hợp không tốt và hiệu quả việc phối hợp cũng vì đó mà thiếu hiệu quả.

(Chẳng ai nghe ai và sa đà vào tranh cãi thay vì tranh luận để tìm ra giải pháp)
4. Đùn đẩy, ỷ lại vào người khác hoặc người chịu trách nhiệmMỗi nhóm về nguyên tắc sẽ có người chịu trách nhiệm (Team Leader) về kết quả cuối cùng. Có thể do kỹ năng điều hành nhóm của Team Leader không tốt, hơn nữa các thành viên thường cho rằng trách nhiệm là của Team Leader chứ không phải của mình do đó chỉ làm những việc mình được giao theo kiểu “được đến đâu, hay đến đó” mà không hiểu rằng việc thành công của nhóm chỉ có thể khi từng hạng mục công việc nhỏ đó được thực hiện đúng, đủ, kịp thời.

5. Quá nể nang các mối quan hệ/ ngại va chạm

Không chỉ riêng trong làm việc nhóm mà trong phần lớn các mối quan hệ công việc chúng ta không tách bạch rõ được tình cảm/ công việc. Chính vì nể nang, ngại va chạm một số thành viên trong nhóm không dám thể hiện ý kiến/ suy nghĩ cá nhân đóng góp cho công việc chung một cách hiệu quả mà dễ dàng chấp nhận bị áp đặt thực hiện những ý kiến không hợp lý, phương pháp làm việc không hiệu quả và đương nhiên kết quả của việc đó thường không tốt cho nhóm.

Vậy, để xây dựng được nhóm làm việc hiệu quả chúng ta cần phải lưu ý những vấn đề gì?

Về bản chất Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm hàng loạt các kỹ năng nhỏ (có thể gọi là phương pháp) bổ trợ thì mới đem lại hiệu quả tuyệt vời. Đó cũng là điểm khác biệt tuyệt vời khi làm việc nhóm, cụ thể như sau:

- Phương pháp Brain Storming (Não công) để huy động trí tuệ của tập thể;
- Phương pháp sử dụng Bản đồ tư duy (I-mindMap);
- Phương pháp tư duy 5W (Who, What, When, Where, Why) H (How do/ How much …);
- Phương pháp tư duy 6 chiếc mũ để có cái nhìn đa chiều/ tổng thể vấn đề;
- Phương pháp sử dụng 7 Tools của Chất lượng trong việc tìm ra nguyên nhân và giải pháp (mô hình xương cá, Biểu đồ Pauretto …);
- Phương pháp điều hành, quản lý mục tiêu trong các cuộc họp;
- Phương pháp quản lý dự án theo tư duy của Project …

Ngoài những phương pháp trên, để điều hành nhóm làm việc hiệu quả cũng cần:1. Xác định rõ mục tiêu của nhóm, phương hướng hành động và tầm quan trọng công việc mà nhóm thực hiện

Đây là điều kiện tiên quyết và cũng là quan trọng nhất khi hình thành nhóm làm việc. Nó quyết định đến các yếu tố còn lại và đương nhiên nó cũng quyết định luôn đến hiệu quả cuối cùng của nhóm làm việc vì không thể làm việc hiệu quả khi mục tiêu/ kết quả hướng tới còn chưa rõ ràng. Việc không xác định được mục tiêu/ phương hướng rõ ràng thì nhóm làm việc không khác gì con thuyền lênh đênh trên biển không biết rõ ràng mình về đâu??

2. Xác định rõ thành phần nhóm, vai trò nhiệm vụ của từng thành viên

Bất kỳ nhóm nào được lập ra cũng cần phải làm rõ thành phần nhóm là những ai/ vai trò thành viên đó tham gia và nhiệm vụ của từng thành viên một cách rõ ràng ngay từ đầu. Việc lựa chọn các thành viên tham gia nhóm cũng cần cân nhắc tới yếu tố sở trường, sở đoản của mỗi người và khả năng bổ khuyết cho nhau để đảm bảo nhóm đó ăn khớp với nhau về chuyên môn. Không những thế việc giao nhiệm vụ cho từng thành viên cũng cần thiết phải đạt được sự đồng thuận và rõ ràng về: Mục đích công việc, phương pháp triển khai, kết quả mong muốn, thời hạn hoàn thành, nguồn lực hỗ trợ …

3. Thiết lập nguyên tắc làm việc nhóm

Với mỗi nhóm làm việc, việc đưa ra và thống nhất những nguyên tắc làm việc, phối hợp xử lý công việc là cần thiết. Đây là một cách để đảm bảo các thành viên hành động theo một hướng chung thay vì thói quen cá nhân hay tư duy đơn lẻ. Những nguyên tắc làm việc sẽ có tác dụng rất tốt trong việc duy trì mối quan hệ hợp tác, phối hợp giữa các thành viên đồng thời cũng ngăn ngừa và là căn cứ để giải quyết các mâu thuẫn nội bộ.

4. Kiểm tra, giám sát thực hiệnViệc kiểm tra, giám sát tiến độ, chất lượng các công việc mà các thành viên được giao là cần thiết và quan trọng để người Team Leader cũng như các thành viên khác nhìn thấy bức tranh tổng thể các công việc nhóm đang thực hiện. Trong quá trình thực hiện việc kiểm tra, giám sát sẽ giúp Team Leader sẽ nhận ra được những vấn đề phát sinh và cùng với các thành viên khác đưa ra những giải pháp kịp thời để đảm bảo các công việc luôn được thực hiện đúng theo kế hoạch.

5. Trách nhiệm với nhóm

Cần làm rõ mối quan hệ các công việc trong tổng thể kết quả chung để các thành viên trong nhóm thấy được vai trò, ý nghĩa công việc mình được giao và mối quan hệ/ ảnh hưởng của công việc đó đến kết quả chung của nhóm. Khi đó từng thành viên sẽ ý thức được vai trò và nhiệm vụ của mình trong nhóm và kết quả chung của cả nhóm. Điều này đồng nghĩa với việc thành viên đó sẽ chịu trách nhiệm trước Team Leader và các thành viên khác nếu công việc mình đảm nhiệm không được thực hiện đúng kế hoạch làm ảnh hưởng đến các công việc liên quan và kết quả chung của nhóm.

Yes it is team work

(Khi chúng ta đoàn kết, một lòng. Không gì là không thể …)
6. Phân biệt rõ công việc và tình cảmĐây là một điểm khó nhưng cũng cần thiết phải làm trong việc xây dựng nhóm làm việc. Thực tế cho thấy nhóm làm việc hình thành và tồn tại có thể trong một thời gian ngắn hoặc dài phụ thuộc vào mục tiêu của nhóm. Khi đó tính ổn định không cao; mặt khác thường các thành viên tham gia nhóm thuộc các chuyên môn khác nhau nên tính cách, con người cũng khác nhau. Vì vậy để mọi người hòa hợp được về tính cách trong thời gian ngắn là khó khăn. Tuy nhiên cần làm rõ việc đó không ảnh hưởng đến việc phối hợp trong công việc và khi đó cần phải loại bỏ yếu tố tình cảm (nếu không mang nghĩa tích cực) thì nhóm mới có thể làm việc hiệu quả được.